Design Storyboards: een betere meeting ontwerpen

Doel

Meetings ontwerpen met een scherp doel en werkvormen die iedereen betrekken.

Stappen

1. Uitnodiging1 minBenoem hoe frustrerend meetings kunnen zijn en stel voor er samen een betere te ontwerpen.
2. Doel bepalen8 minScherp het doel van de meeting aan, bijvoorbeeld met 9 Whys.
3. Belanghebbenden4 minMaak een lijst van wie er belang bij heeft. Hoe diverser, hoe beter.
4. Eerste stappen8 minIeder schrijft eerste stappen richting het doel en deelt die met een partner. Plenair kiezen jullie de eerste stap.
5. Werkvorm kiezen10 minKies met 1-2-All een werkvorm en een reserve voor die eerste stap en zet die op het storyboard.
6. Agenda afmaken8 minKies voor elke volgende stap een werkvorm en maak duidelijk hoe die het doel dient.
7. Logistiek15 minMaak de uitnodigingslijst af, wijs per werkvorm een gastheer aan, schrijf per stap een korte uitnodigende vraag en spreek af hoe jullie evalueren.
8. Vervolg plannen6 minPlan de volgende afspraken.

Voorbereiding

• Print of deel een storyboard-sjabloon per deelnemer: een rij kolommen, één per stap van de meeting. Per kolom vul je in: wat de stap moet opleveren, de werkvorm met een reserve, de uitnodigende vraag, de tijd, de gastheer, en de ruimte en materialen die nodig zijn.
• Zorg voor een overzicht van beschikbare werkvormen, bijvoorbeeld deze werkvormenbank of de LS Selection Matchmaker

Materialen

• Lege wand
• Storyboard-sjabloon
• Post-its en stiften

Facilitatortips

• Werk in snelle iteraties met een serieus speelse houding.
• Zit een groep vast op de eerste stap, maak die stap kleiner tot er een werkvorm bij past.
• Neem de tijd voor het ontwerp; dat verdient zich later terug.

Valkuilen en wat je eraan doet

• Het doel blijft vaag, waardoor de werkvormen los zand worden.Ga niet verder voordat het doel in één zin te zeggen is.

Varianten

• Breng eerst in kaart hoe de huidige meeting verloopt en ontwerp dan de nieuwe versie.
• Gebruik het om een reeks sessies of een compleet traject te ontwerpen.
• Bespreek het ontwerp na met What, So What, Now What.

Bron en licentie