Doel
Een gedeeld beeld van lopend werk en een heldere definitie van 'klaar' per project.
Stappen
- Uitleg kolommen3 minToekomstig: hoort bij ons, nu geen prioriteit. Wachtend: afhankelijk van iets anders. Huidig: binnen zes weken af. Afgerond: klaar.
- Post-its schrijven3 minIedereen schrijft per post-it één mijlpaal waaraan hij werkt, alleen werk met een kop en staart, geformuleerd als resultaat: 'Concept jaarplan goedgekeurd'.
- Plakken4 minIedereen plakt zijn post-its in de juiste kolom. Zorg vooral dat 'huidig' klopt.
- Eerste ronde10 minDe facilitator noemt elk project in 'huidig' en vraagt de eigenaar om een korte update. Korte verhelderende vragen mogen direct, de rest komt na de ronde.
Voorbereiding
- Hang een flip-over op met vier kolommen: toekomstig, wachtend, huidig, afgerond.
Materialen
- Flip-over of digitaal bord
- Post-its
- Stiften
Facilitatortips
- Is iets langer dan zes weken, knip het op in kleinere mijlpalen.
- Een titel als 'Jaarplan' wordt nooit af; vraag: wanneer is dit klaar?
Valkuilen en wat je eraan doet
- Het bord wordt een takenlijst met kleine acties.Kleine acties horen op de actielijst van de eigenaar, niet op het bord.
- De kolom 'huidig' loopt vol.Bespreek een maximum aantal huidige projecten per persoon.
Varianten
- Tweede week van een invoerexperiment in drie stappen voor een beter werkoverleg.
Uit de praktijk
Gebruikt als tweede stap bij het verbeteren van wekelijkse werkoverleggen.
Herkomst
Gebaseerd op Kanban en het projectenbord uit het programma Betere Meetings van RSPND. Meer diepgang vind je bij RSPND: rspnd.org/overlegstructuur.