Doel

De werkvoorraad meenemen naar het nieuwe jaar en per kwartaal zichtbaar maken wat af is, wat doorloopt en wat erbij komt.

Stappen

Opening en OKR als bril20 minBenoem wat jullie vandaag doen en wat niet: het jaarplan wordt niet herschreven. Leg OKR kort uit als manier van kijken met twee voorbeelden uit het eigen jaarplan, zonder in te vullen. Afspraak: bij elk initiatief vragen jullie aan welk jaarplandoel het bijdraagt.
Binnen en buiten30 minIn stilte schrijft ieder ontwikkelingen die het komende jaar op het team afkomen, één per post-it, met kwartaal als dat bekend is. Om de beurt voorlezen en plakken in de rij 'binnen en buiten'. Drie stippen per persoon op wat de meeste impact heeft; bespreek de top 5: wat betekent dit voor ons en hoe gaan we ermee om?
Pauze en energizer15 minNa de pauze de kwartaal-opstelling: iedereen loopt bij een vraag naar het kwartaal waar het eigen antwoord ligt.
Werkvoorraad naar het nieuwe jaar55 minPer kaart: is dit dit kwartaal af? Ja: op de stapel 'af'. Nee: omcirkel de doelstelling en hang de kaart in het kwartaal waarin hij verder gaat. Loop daarna samen het bord van Q1 naar Q4 langs: past dit, gezien de top 5? Sluit af met vooruitkijken: welke ontwikkeling vraagt een nieuw initiatief?
Nodig en van ons25 minSchrijf op wat er geregeld moet worden (nodig) en welke afspraken jullie als team maken (van ons). Stip naar een top 3 per kant.
Afronden en check-out10 minOptioneel: wie neemt het bord mee naar het hele team en wanneer kijken jullie er per kwartaal naar? Altijd: ieder zegt in één zin 'dit neem ik mee naar het team'.

Print alle lopende en geplande initiatieven als kaarten in twee kleuren: oranje loopt al, blauw nog niet gestart. Zet op elke kaart 'af dit kwartaal? ja/nee' en de letters van de jaarplandoelstellingen.
Teken een kwartaalbord op een papierrol: kolommen 'af dit kwartaal', Q1, Q2, Q3, Q4/later; rijen 'binnen en buiten' en 'werkvoorraad en nieuw'.
Hang een flap 'Nodig | Van ons' en een flap met een grote P (parkeren).

Ritme per vraag: eerst divergeren (in stilte schrijven, delen), dan convergeren (bundelen, kiezen met stippen). Geef de meeste tijd aan het gesprek.
Maak na elk blok een foto en verwerk de uitkomst achteraf; werk in de sessie volledig fysiek.
Houd een buffer van circa 20 minuten aan voor het gesprek; het afrondblok mag vervallen, de check-out nooit.

De discussie verschuift naar hoe iets moet.Zet het op de P en ga terug naar wat en wanneer.
De uitwerkgroep gaat eigenaarschap verdelen.Laat eigenaarschap bij het hele team; deze groep maakt alleen de verdeling over de kwartalen.

Gebruikt met een uitwerkgroep van vier personen uit een MarCom-team van een ziekenhuis, met ruim 30 initiatiefkaarten.

Eigen ontwikkeling Agile Fanatics