Jaarplan in twee uur

Doel

In één sessie de kern van het jaarplan opzetten: maximaal 3 tot 5 doelen met key results en eerste initiatieven.

Stappen

1. Opening, voorbeeld en sorteeroefening15 minBenoem het doel, loop het ingevulde voorbeeld door tot de regel in het format en benoem de afbakening: het plan bevat de sprongen vooruit, geen regulier werk. Doe het OKR-sorteerspel met acht uitspraken. Lees de purpose voor zoals hij is.
2. Ambities markeren10 minIn duo's markeer je met een sticker de 2 organisatie-ambities waar dit team de meeste impact op kan maken. Dit is de toetslat voor de rest van de sessie.
3. Uitleg en schrijfoefening20 minBevestig de lagen: objectives (kwalitatief, zonder getal), key results (2 tot 4, 'verhoog of verlaag van baseline naar target vóór datum'), initiatieven (afgerond resultaat, maximaal 6 tot 8 weken, één eigenaar). Duo's herschrijven twee afgekeurde uitspraken naar een goed objective, direct in het sjabloon.
4. Van veel naar weinig, dan uitwerken55 minIedereen schrijft maximaal 2 kandidaat-objectives (8 min). Clusteren op de muur, het team schuift zelf (10 min). Drie stemmen per persoon op wat het team het verst brengt, getoetst aan toetslat en purpose; bij staken beslist de teamlead (5 min). Groepjes per gekozen doel werken digitaal objective, key results en initiatieven uit (27 min) en doen een zelfcheck (3 min).
5. Oogst en besluiten15 minElk groepje presenteert in maximaal 2 minuten. Overlappende doelen worden samengevoegd, doelen zonder impact op de toetslat geschrapt of herschreven.
6. Afspraken en afsluiting5 minWie werkt welk doel uit in het format en vóór wanneer, wie bewaakt de samenhang, en plan direct de vier kwartaalmomenten voor reflectie met één eigenaar.

Voorbereiding

• Houd een online afstemming van een uur: leg het format en de aanpak uit en vraag welke thema's spelen, of er al aan doelen is gewerkt, wie er komen, of er een vastgestelde purpose is en of de organisatie-ambities gelezen zijn. Elk antwoord bepaalt iets in de sessie.
• Zet per groepje een digitaal werkbladsjabloon klaar (objectives, key results, initiatieven).
• Hang vooraf vier muren op: toetslatmuur met de organisatie-ambities, een lege clustermuur, een parkeerlijst en een afsprakenvel met de purpose erop.

Materialen

• Digitaal werkbladsjabloon (of A3)
• Ambitiekaarten
• Leeg en ingevuld voorbeeld van het jaarplanformat
• Spelregel-A4 per tafel
• Post-its
• Stemstickers
• Flip-over
• Laptop per groepje

Facilitatortips

• Elke vraag in de sessie heeft een bestemming; een vraag zonder bestemming is verspilling.
• Het team is eigenaar: jij legt uit, zet aan het werk en toetst op de spelregels; je schrijft niet mee.
• Gebruik de drie verklikkers voor een slecht objective: er staat een getal in, er staat een systeem- of projectnaam in, je kunt het niet op een feestje zeggen.
• Reken 2 tot 3 minuten wisseltijd per opdrachtwissel.

Valkuilen en wat je eraan doet

• Het kiezen gebeurt achteraf per mail.Convergeer in de zaal; dat is het belangrijkste gesprek van de afdeling.
• Baseline onbekend blokkeert het uitwerken.Noteer 'baseline vaststellen' als eerste initiatief.

Varianten

• Klein team (5 tot 7): uitwerken plenair of in twee duo's.
• Groot team (12 tot 15): clusteren strak begeleiden, eventueel 2 stemmen per persoon.
• Online: zelfde opbouw op een digitaal bord met break-outrooms.
• Team dat al gestart is: begin bij de stap Van veel naar weinig, dan uitwerken.
• Lichte variant 'van project naar doel': kies met drie stille stemmen maximaal 3 tot 5 projecten ('welk project is gerealiseerd als je jaar een succes was?'), koppel ze in duo's aan de organisatiedoelen en beantwoord per project twee vragen: wat willen we bereiken en hoe weten we dat het bereikt is?

Uit de praktijk

Herkomst

Gebaseerd op OKR (Objectives and Key Results), aangepast door Agile Fanatics