Gebak-matrix: omvang en impact scoren

Doel

Projecten op een gedeelde manier inschatten zodat het gesprek over prioriteit over feiten gaat.

Stappen

1. Effort scoren8 minGeef per project 0 tot 4 punten op vier criteria en tel op (maximaal 16). Uren: 2-20 (0), 21-36 (1), 37-72 (2), 73-144 (3), meer dan 144 (4). Mensen: 1 persoon (0), 2-3 (1), 2-3 plus andere afdelingen of externen (2), meer dan 4 (3), meer dan 4 plus anderen (4). Complexiteit: geen afstemming (0), minimale afstemming (1), afstemming en akkoord nodig (2), structurele afstemming en akkoord (3), daarbij afhankelijkheden met andere projecten (4). Tijdsdruk: geen (0), binnen een half jaar (1), binnen 3 maanden (2), binnen 1 maand (3), binnen twee weken of verplicht (4). Op de as van de matrix staat rond 2 punten S, rond 4 M, rond 6 L en vanaf 10 XL.
2. Impact scoren8 minGeef 0 tot 3 punten op vier criteria en tel op (maximaal 12). Bereik: één afdeling of doelgroep (0), een beroepsgroep of meerdere doelgroepen (1), alle medewerkers (2), organisatie-overstijgend (3). Meetbaar resultaat: niet meetbaar (0), indirect (1), deels direct (2), volledig direct meetbaar (3). Efficiëntie: eenmalig en neutraal (1), herbruikbaar of schaalbaar (2), structurele tijdwinst of procesverbetering (3). Betrokkenheid doelgroep: informeren (0), kennis vergroten (1), interactie stimuleren (2), gedragsverandering (3).
3. Plotten7 minPlak elk project in de matrix. Hoge impact en lage effort is een cupcake (quick win), hoge impact en hoge effort een bruidstaart (topprestatie), lage impact en lage effort een koekje (tussendoortje), lage impact en hoge effort een brood (verplichte taak).
4. Kalibreren7 minBespreek alleen de projecten waar de inschatting ver uiteenloopt. Vraag bij een XL: kunnen we dit opdelen in kleinere projecten?

Voorbereiding

• Zet de lijst met projecten of verzoeken klaar.
• Print de scoretabel en de matrix of zet ze in een gedeeld werkblad.

Materialen

• Scoretabel effort en impact
• Matrix op brownpaper of whiteboard
• Post-its met projectnamen

Facilitatortips

• Werk met een referentieproject dat iedereen kent: is dit project meer of minder effectvol, en kost het meer of minder inspanning dan de referentie?
• Een snelle impacttoets met drie ja/nee-vragen: merkt de doelgroep er binnen het kwartaal iets van, raakt het veel mensen of een kritieke groep, levert het blijvende waarde op? Twee of drie keer ja is hoge impact.

Valkuilen en wat je eraan doet

• Omvang wordt groot door de doorlooptijd terwijl de werkelijke inzet klein is (bijvoorbeeld door parttimers).Schat uren werk, los van de doorlooptijd.
• Te veel broden op de lijst.Maak broden sober en feitelijk, of verwijs naar een sjabloon zodat de aanvrager het zelf kan.

Varianten

• Grove variant: alleen S/M/L/XL op looptijd, betrokkenen en complexiteit (0 tot 4 punten elk); 10 tot 12 punten is een signaal om op te delen.

Uit de praktijk

Herkomst

Gebaseerd op de Impact-Effort-matrix, aangepast door Agile Fanatics met de gebak-typologie