Triage-simulatie met de taartmethode

Doel

Binnenkomende verzoeken gestructureerd beoordelen, keuzes onderbouwen en scope-drift voorkomen.

Stappen

1. Kick-off15 minLeg de triage, de begrippen en de gebak-typen uit: cupcake (quick win), koekje (tussendoortje), brood (verplichte taak), bruidstaart (topprestatie). Leg de rollen vast: één intake-aannemer spreekt, in ronde B is er een opdrachtgever, twee teamleden zijn stil, vullen de formulieren in en bewaken de tijd. Laat iedereen de anti-drift-zin hardop uitspreken: we leveren nu de basistaart, extra's gaan later of met ruil.
2. Ronde A: heldere cases30 minTwee cases zonder opdrachtgever. Per case 10 minuten gesprek, 3 minuten samenvatting op formulier 5, 2 minuten wissel. Doorloop de vier stappen: waarom (één zin plus één meetbaar resultaat), startklaar (doelgroep, kanaal, wie beslist, risico oké), gebak met basistaart en plafond, besluit met eerste stap (wat, wie, wanneer). Rouleer de rol van intake-aannemer.
3. Energizer10 minKorte beweegpauze voordat de druk in ronde B omhoog gaat.
4. Ronde B: simulaties met injectie50 minDrie cases met een directieve opdrachtgever. Per case 12 minuten gesprek: na circa 5 minuten opent de opdrachtgever de envelop en brengt de injectie in één zin. De intake-aannemer begrenst met basistaart, maximaal twee toppings, verboden lagen en een plafond in uren, mensen en kanalen. Nieuwe wensen gaan door de wijzigingspoort: verhoogt dit nu de impact, wat ruilen we in, of gaat het naar de volgende ronde?
5. Plenaire debrief30 minTwee of drie groepjes presenteren één case vanaf formulier 5, maximaal 2 minuten. Bespreek: waar gaf de triage te weinig houvast, waar dreigde een cupcake een bruidstaart te worden en welke afspraak hield het klein, welke verzoeken verdienen een standaard sjabloon. Klik drie afspraken vast met eigenaar en datum.
6. Afronden15 minVerzamel alle formulieren 5 als naslag en actielijst. Spreek af wie de nieuwe afspraken in de werkwijze verwerkt en wanneer jullie een korte nabespreking van 15 minuten houden.

Voorbereiding

• Zet de triage-beslisboom van het team op een poster (A3/A2): is het een vraag voor ons, haakt het aan op de koers, is het basis op orde, komt het van een beslisser, ontstaat er schade als we het laten liggen, past het bij onze doelen, bestaat er al een sjabloon, kunnen we er een sjabloon of training van maken.
• Schrijf 2 heldere cases (ronde A) en 3 simulatiecases (ronde B) die voor elk groepje gelijk zijn, met een pitch van 60 seconden per case.
• Maak injectiekaarten in gesloten enveloppen: A bestuurlijke druk, B juridische of risicocheck ontbreekt, C extra kanalen of features erbij.
• Print per groepje per case de formulieren: 1 beslislog, 2 doel en resultaten, 3 startklaar-check, 4 gebak-blok en anti-drift, 5 samenvatting in vier regels.

Materialen

• Triageposter
• Casekaarten
• Injectie-enveloppen
• Formulieren 1 tot en met 5
• Zichtbare timer per tafel
• Flip-over met drie kolommen: Werkt, Stokt, Standaardiseren

Facilitatortips

• Time hard en stop elk gesprek bij de timer; de stille deelnemers mogen één fluisterpauze van 30 seconden halverwege inzetten.
• De opdrachtgever mag maximaal twee keer onderbreken; daarna maakt de intake-aannemer eerst de vraag af.
• Gebruik micro-scripts van 10 seconden: 'Zeg het doel in één zin en één meetbare uitkomst', 'Wie beslist? Zo niet, noteer: niet startklaar', 'Kies nu één eindpad en noteer de eerste stap'.
• Bij een vaag doel werkt het 2+1-model: één open vraag ('wat moet er anders zijn na dit werk, bij wie?'), één keuzevraag (bereik, gedrag of minder risico) en daarna drie opties om uit te kiezen. Geen keuze betekent geen start.
• Plafonds als richtlijn: cupcake maximaal één werkdag, één persoon, één kanaal, bewijs binnen 7 tot 14 dagen; koekje 2 tot 4 uur, bij voorkeur zelf doen met sjabloon.

Valkuilen en wat je eraan doet

• Het team loopt vast op het doel.Neem 30 seconden stilte, laat het team de doelzin herschrijven en ga dan verder.
• De opdrachtgever domineert het gesprek.Herinner aan het maximum van twee onderbrekingen.
• Scope groeit ongemerkt.Laat het team de verboden lagen letterlijk voorlezen en de wijzigingspoort doorlopen.
• De tijd loopt weg.Kap af, kies een minimale variant (brood of cupcake) en plan een hertriage-moment.

Varianten

• Placemat-versie: één A4 met de vier stappen (waarom, startklaar, gebak, besluit) voor gebruik in de dagelijkse intake na de training.
• Koekje-fastlane: is het snel duidelijk een tussendoortje, gebruik dan een korte checklist van 7 tot 11 minuten; faalt één check (extra afstemming, risico, meer dan 4 uur), dan terug naar de volledige triage.
• Kortere versie van 90 minuten: alleen ronde A en een ingekorte debrief.

Uit de praktijk

Herkomst

Eigen ontwikkeling Agile Fanatics, met elementen uit Cynefin, Lean Startup (MVP), de Impact-Effort-matrix, Definition of Ready, 5x Waarom en RACI