Ecocycle Planning: je portfolio in vier levensfasen

Doel

Het hele portfolio van het team zichtbaar maken en bepalen wat jullie versnellen, onderhouden, stoppen of nieuw laten ontstaan.

Stappen

1. Introductie5 minLeg de vier fasen uit en welk soort actie bij elke fase hoort: groei versnellen bij geboorte, efficiënter maken bij volwassenheid, opruimen bij creatieve vernietiging en mensen en ideeën verbinden bij vernieuwing.
2. Samen oefenen5 minPlaats een paar bekende activiteiten, zoals het wekelijkse overleg, als losse post-it. Verschil jullie van mening, knip het item op in kleinere delen of zet het tijdelijk in twee fasen.
3. Eigen kaart10 minIeder zet de activiteiten en projecten waar hij tijd aan besteedt op zijn eigen Ecocycle.
4. Vergelijken10 minIn twee- of drietallen leggen jullie de kaarten naast elkaar en bespreken waar je items anders hebt geplaatst.
5. Gezamenlijke kaart15 minUit elk groepje plakt één persoon de post-its op de grote Ecocycle aan de muur.
6. Samen kijken15 minBespreek met de hele groep waar jullie het eens en oneens zijn en wat de kaart zegt over hoe jullie het portfolio sturen.
7. Valkuilen vinden15 minZoek items in de starheidsval (tussen volwassenheid en vernietiging: vasthouden aan wat niet meer werkt) en in de schaarsteval (tussen vernieuwing en geboorte: te weinig investeren in nieuwe ideeën).
8. Eerste stappen10 minIn viertallen benoemen jullie per vastgelopen item een eerste stap om het te verplaatsen of te stoppen. Deze acties gaan in de actiekleur op de kaart.
9. Afspraak en afsluiting5 minSpreek af hoe vaak jullie de Ecocycle opnieuw bekijken. Een paar mensen delen wat ze meenemen.

Voorbereiding

• Teken een grote Ecocycle (een liggende acht met vier fasen) op een muur of in een online whiteboard.
• Zet per fase de hulpvragen klaar. Geboorte: wat is nieuw en heeft aandacht nodig om te groeien, en wie kan dat versnellen? Volwassenheid: wat loopt goed en levert op, en hoe houden we het efficiënt? Creatieve vernietiging: wat kost meer dan het oplevert, en wat kunnen we afbouwen of stoppen? Vernieuwing: welke ideeën en mensen liggen klaar, en wat kunnen we klein uitproberen?
• Kies of jullie activiteiten of relaties in kaart brengen.

Materialen

• Groot Ecocycle-sjabloon op de muur
• Een sjabloon per deelnemer
• Post-its in twee kleuren (één kleur voor acties)
• Tafels met vier stoelen

Facilitatortips

• Plaats items op basis van waar ze nu staan, niet waar jullie ze graag zouden zien.
• Onenigheid over een plek is waardevolle informatie: laat het gesprek gebeuren.
• Pas de fasenamen aan op jullie context als dat helpt.
• Laat iemand het verhaal van zijn werk vertellen door langs de Ecocycle te lopen.

Valkuilen en wat je eraan doet

• Alles belandt in de fase volwassenheid.Vraag per item door: groeit dit nog, of kost het vooral energie om het in stand te houden?
• Het blijft bij een mooie kaart.Sluit altijd af met concrete eerste stappen in de actiekleur en een datum om terug te kijken.

Varianten

• Brengt relaties met interne en externe stakeholders in kaart in plaats van activiteiten.
• Gebruik de Ecocycle als centraal notitievel tijdens een strategiesessie.
• Combineer met Panarchy of What, So What, Now What om vastgelopen items in beweging te krijgen.

Bron en licentie