What I Need From You: heldere verzoeken tussen teams

Doel

Kokers doorbreken door behoeften tussen functies helder te vragen en te beantwoorden.

Stappen

1. Uitnodiging1 minNoem het gedeelde doel en richt de werkplekken per functiegroep in.
2. Context2 minHerhaal het doel en laat twee of drie mensen context toevoegen.
3. Uitleg2 minEen goed verzoek is concreet, uitvoerbaar, relevant en heeft een datum. Toegestane antwoorden: ja, nee, huh? en maakt niet uit.
4. Behoeften verzamelen15 minGroepen verzamelen met 1-2-4-All per andere functie wat ze nodig hebben en kiezen per functie hun top één of twee.
5. Verzoeken doen15 minWoordvoerders doen om de beurt hun verzoeken in de kring. Luisteraars noteren zonder te reageren.
6. Antwoorden bepalen10 minGroepen kiezen per ontvangen verzoek een antwoord.
7. Antwoorden delen10 minWoordvoerders geven hun antwoorden zonder toelichting.
8. Nabespreken15 minBespreek na met What, So What, Now What.

Voorbereiding

• Bepaal het gedeelde doel en de drie tot zeven functiegroepen
• Zet in het midden een kring van stoelen, één per woordvoerder
• Zet de vier antwoorden en de kenmerken van een goed verzoek op een slide

Materialen

• Kring van stoelen in het midden
• Post-its en pennen
• Slide met de vier antwoorden

Facilitatortips

• Bewaak de vier antwoorden streng: geen uitleg, geen onderhandeling.
• Bereid mensen voor op directe, soms ongemakkelijke verzoeken.
• Online: zet woordvoerders in de spotlight en vraag de rest de camera uit te zetten.

Valkuilen en wat je eraan doet

• Verzoeken zijn te vaag om op te antwoorden.Plan een tweede ronde waarin vage verzoeken concreet worden.
• Woordvoerders gaan hun antwoord verdedigen.Onderbreek en herinner aan de spelregel: alleen het antwoord.

Varianten

• Doe een tweede ronde als er veel 'huh?' is.
• Vraag in de nabespreking wat het doel zou helpen maar door niemand is gevraagd.
• In een klein team doen individuen persoonlijke verzoeken aan elkaar.

Bron en licentie