Kwartaalprioritering in vier sprints

Doel

Vaststellen welke projecten de komende twee kwartalen voorrang krijgen, binnen de beschikbare capaciteit.

Stappen

1. Sprint 1: Inventariseer30 minPer groepje: verdeel de projecten in stapels S, M, L, XL en NEE. Label ze met 'doen we al', 'verfijnen', 'run' of 'afhankelijkheid'. Per persoon mag je maximaal één nieuw project aandragen, onderbouwd. S-projecten krijgen direct een eigenaar die ze op de eigen takenlijst zet. Zeg zo vaak je kunt nee.
2. Sprint 2: Prioriteer50 minKies samen een referentieproject. Presenteer elk project langs de matrix: is het meer of minder effectvol en kost het meer of minder inspanning dan de referentie? Impact via drie ja/nee-vragen (merkbaar binnen het kwartaal, raakt veel mensen of een kritieke groep, blijvende waarde). S/M is lage effort, L/XL hoge effort. Focus daarna alleen op prio 1 en 2.
3. Sprint 3: Concretiseer60 minSchrijf voor elk prio 1- en 2-project een user story, een doel met twee meetbare resultaten, de benodigde expertise en tijd over de hele doorlooptijd, en één verantwoordelijke.
4. Sprint 4: Realiseer30 minLeg de benodigde capaciteit naast de flip-over met beschikbare uren. Vraag consent op de volgorde: heb je een bezwaar dat een concreet risico beschrijft, over het voorstel zelf gaat en een verbeteridee bevat? Sluit af met een formeel teambesluit: de planning zit vol, er kan niets bij tot het einde van de periode.
5. Hoe nu verder30 minIedereen schrijft maximaal drie vervolgstappen op post-its. Plak, ontdubbel direct, stem met drie stemmen per persoon, prioriteer en zet een naam op elke post-it. Neem ook de parkeerplaats mee.

Voorbereiding

• Laat iedereen vooraf de capaciteit verdelen in percentages: structureel werk (run), projecten (change), ad hoc en spoed, voorbereiding en schakeltijd, overleg, ondersteunende taken, ontwikkeling en leren.
• Print alle projecten op kaarten en zet de top 5 per domein klaar.
• Hang een flip-over met de beschikbare capaciteitsuren en een brownpaper-matrix voor impact en effort op.

Materialen

• Projectkaarten
• Omvangformulier (A4) met de scoretabel uit de Gebak-matrix: omvang en impact scoren
• Flip-over met capaciteit
• Brownpaper-matrix
• Post-its
• Parkeerplaats-flap

Facilitatortips

• Merk je dat de groep in herhaling valt, stop dan en vraag wat de eerste volgende stap vooruit is.
• Laat scrum masters of teamleden de groepjes begeleiden en plan een energizer tussen de sprints.
• Spreek huisregels af: gebruik de parkeerplaats actief en iedereen mag een time-out inbrengen als iemand te lang aan het woord is.

Valkuilen en wat je eraan doet

• Projecten met een deadline krijgen altijd voorrang.Laat ook deadline-projecten door de impactvragen gaan en maak de keuze expliciet.
• Je kunt niet prioriteren omdat een project nog verfijnd moet worden.Plaats het op een verfijnstapel met een vast verfijnmoment, bijvoorbeeld de eerste donderdag van de maand.

Varianten

• Als tweede dag na een heidag waarop capaciteit en vragen zijn opgehaald.
• Kleinere versie per domein: alleen sprint 1 en 2 in 90 minuten.

Uit de praktijk

Herkomst

Eigen ontwikkeling Agile Fanatics, met consent-besluitvorming uit sociocratie