Strategisch Communicatie Frame in één middag

Doel

Draagvlak creëren door samen het strategisch communicatieframe voor één vraagstuk in te vullen.

Stappen

1. Blok 1: SWOT-wandeling25 minTwee groepen vullen sterktes en zwaktes respectievelijk kansen en bedreigingen in, presenteren aan elkaar en scherpen aan. Zie de losse werkvorm SWOT-wandeling.
2. Blok 1: Stakeholder mapping20 minHet team schrijft stakeholders op en plaatst ze via hoger/lager op een invloed-belangmatrix. Bespreek wie rechtsboven staat.
3. Pauze5 min
4. Blok 2: Visieslang20 minWoorden worden van persoon tot persoon doorgegeven en aangevuld tot een eerste visie. Zie Visieslang.
5. Blok 2: Toekomstkrant25 minIedereen schrijft een krantenkop over vijf jaar; samen maken jullie er één ambitie van. Zie Toekomstkrant.
6. Pauze5 min
7. Blok 3: Strategiekaart20 minIedereen schrijft maximaal vier acties op post-its, het team bundelt ze in thema's en stemt in stilte met vier stippen per persoon op wat morgen al start.
8. Blok 3: Benoem wat je nodig hebt15 minPer persoon worden middelen opgehaald en onder zes categorieën geplakt: financieel, personeel, materieel, digitaal, tijd en kennis. Zie Benoem wat je nodig hebt.
9. Pauze5 min
10. Blok 4: Accountability-cirkel20 minEerst vult ieder het rolformulier in, daarna stelt het team zich op in een binnen- en buitencirkel en verdeelt de taken. Zie Accountability-cirkel.
11. Blok 4: Samenvattende pitch15 minTwee groepen maken een pitch van één minuut en smeden die samen tot één pitch voor de rest van de organisatie. Zie Samenvattende pitch van één minuut.

Voorbereiding

• Maak per oefening een slide met het frame, het vak dat aan bod komt en de instructie.
• Hang twee lege muren of ramen vrij om op te plakken.
• Print SWOT-vellen (intern en extern), krantenkoppen en het rol- en verantwoordelijkheidsformulier.
• Plak de zes resource-categorieën vooraf op de muur.
• Maak per deelnemer een pakketje: stift, post-it blok, krantenartikel, pen en rolformulier.

Materialen

• Flip-overs en stiften
• Post-its in meerdere kleuren
• Schilderstape of groot vel voor een invloed-belangmatrix
• Hoepel en touw of lint
• Stemstippen

Facilitatortips

• Toon bij elke oefening eerst welk vak van het frame jullie invullen, zo blijft de samenhang zichtbaar.
• Spreek spelregels af: iedereen mag een time-out vragen, de tijd is van het hele team en het eindresultaat is jullie gezamenlijke verantwoordelijkheid.
• Vraag aan het begin wie wil helpen met schrijven, plakken en ontdubbelen.
• Maak aan het eind een foto van het ingevulde frame en stuur het team dezelfde dag een samenvatting.

Valkuilen en wat je eraan doet

• De sessie loopt uit omdat discussies te inhoudelijk worden.Gebruik een parkeerplaats en laat het team zelf een time-out geven.
• Het frame blijft abstract.Houd elke oefening gericht op één concreet vraagstuk en vraag steeds door op voorbeelden.

Varianten

• Gebruik het frame voor een veranderopgave: start met de vraag of jullie communiceren in de verandering (meevormen) of over de verandering (informeren).
• Twee werksessies voor een werkgroep: Een tweeluik voor een werkgroep uit meerdere organisaties of afdelingen: in de kick-off analyseren jullie thema's met een SWOT-carrousel en kiezen jullie wat uitgewerkt wordt, in de tweede sessie brengen jullie de uitwerkingen samen tot randvoorwaarden, werkafspraken en een concrete top vijf.

Uit de praktijk

Herkomst

Gebaseerd op het Strategisch Communicatie Frame uit de communicatiepraktijk, sessieontwerp door Agile Fanatics